Datenschutzhinweise – Videokonferenzen via „MS Teams“

Zur Durchführung von Videokonferenzen / „Online-Meetings“ nutzen wir „MS Teams“ der Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, USA.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

GVP Bonn-Rhein-Sieg gGmbH
Pfaffenweg 27
53227 Bonn
Tel.: (0228) 9753-0
E-Mail: info@gvp-bonn.de

Datenschutzbeauftragter:
Riske IT GmbH
Herr Pascal Riske
Keldenicher Straße 23
50389 Wesseling
Tel.: 02236-3310745
E-Mail: datenschutz@riske-it.de

Rufen Sie die Internetseite von „MS Teams“ auf, um sich die Software herunterzuladen oder die Browser-Version zu verwenden, ist Microsoft für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich.

2. Datenverarbeitungszwecke

• Bereitstellung des Dienstes: Microsoft ermöglicht die Durchführung von Videokonferenzen und bietet eine Vielzahl von Funktionen (z.B. Chat, Upload, Bildschirm / Dokument teilen), um die Kommunikation und Interaktion der Teilnehmer zu erleichtern. Hierzu werden die für die Durchführung der Videokonferenz erforderlichen Daten verarbeitet, um eine reibungslose Nutzung des Dienstes zu gewährleisten.

• Sicherstellung eines angemessenen IT-Sicherheitsniveaus: Weiterhin werden Daten verarbeitet, um Sicherheitsmaßnahmen und -protokolle zu implementieren und aufrechtzuerhalten, die Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust oder anderen Sicherheitsrisiken schützen.

• Erfassung von Diagnose- und Telemetriedaten im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes: Diese personenbezogenen Daten ermöglichen es Microsoft, kontinuierlich Verbesserungen am Dienst vorzunehmen. Dazu gehören die Erkennung und Behebung von Problemen, die automatische Identifizierung von Internetverbindungsabbrüchen, die Sicherung und Aktualisierung des Produkts sowie die Überwachung der Leistung und die Behandlung von Anwendungsabstürzen. Zudem ermöglichen sie interne Geschäftsvorgänge wie die Analyse der Dienstnutzung, die Durchführung von Produkt- und Kapazitätsplanung sowie andere betriebliche Prozesse und die kontinuierliche Verbesserung des Nutzererlebnisses (User-Experience).

3. Datenkategorien

Benutzerangaben: Vor- / Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, ggf. Passwort, optional: Telefonnummer, Berufsinformationen, angegebener Standort, Benutzer-ID oder andere Informationen, die vom Benutzer bereitgestellt werden (z.B. Profilbild).

Geräteinformationen: Informationen über die Computer, Telefone und andere Geräte, die Personen bei der Interaktion mit Microsoft-Produkten verwenden, wie z.B. Informationen über Lautsprecher, Mikrofon, Kamera, Festplatten-ID, PC-Name, MAC-Adresse, IP-Adresse (die verwendet werden kann, um allgemein auf den Standort auf Stadt- oder Länderebene zu schließen), Geräteattribute (wie Version des Betriebssystems, Browser, Akkustand), WLAN-Informationen, Bluetooth-Signale.

Einstellungen: Informationen, die mit den Präferenzen und Einstellungen eines Benutzerprofils verknüpft sind, wie z.B. Audio- und Videoeinstellungen, der Aufzeichnungsort der Datei, Einstellungen für die Bildschirmfreigabe und andere Einstellungen und Konfigurationsinformationen. Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Inhalte und Kontext von Meetings, Webinaren und Chats: In Meetings, Webinaren oder Chats erzeugte Inhalte, die auf Microsoft Produkten gehostet werden, wie z.B. Audio, Video, In-Event-Nachrichten, Chat-Nachrichteninhalte, Transkriptionen, schriftliches Feedback, Antworten auf Umfragen und F&A, Dateien sowie zugehöriger Kontext, wie z. B. Einladungsdetails, Name des Meetings oder des Chats oder Tagesordnung des Meetings. Je nach Einstellungen des Kontoinhabers, dem, was Sie freigegeben haben, Ihren Einstellungen und was Sie in den Microsoft Produkten machen, können die Inhalte Ihre Stimme und Ihr Bild beinhalten.

Nutzen Sie während einer Videokonferenz die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur ein- und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit.

Die Bereitstellung der „technischen“ Daten und Informationen, die möglicherweise einen Personenbezug ermöglichen, ist zur Nutzung von Microsoft erforderlich. Daten, die Sie bereitstellen, sind freiwillig und können auch über alternative Kommunikationswege wie z.B. per E-Mail oder Telefon übermittelt werden. Wir weisen darauf hin, dass über derartige Anwendungen, die über externe Server betrieben werden, keine vertrauliche Kommunikation möglich ist und auf das Veröffentlichen von sensiblen Daten verzichtet werden sollte.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, soweit die Online-Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden mit Kunden, Interessenten usw.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, sofern die Verarbeitung von Daten bei der Nutzung von Microsoft weder zur Erfüllung eines Vertrags noch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO, wenn Sie einwilligen in Aufzeichnungen / Screenshots der Videokonferenzen.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

• Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, USA.

6. Datenverarbeitung außerhalb der EU

Die Microsoft Corporation ist ein international operierender Softwarekonzern mit Hauptsitz in den USA. Bei der Nutzung von MS Teams können Ihre Daten in die USA übermittelt werden. Grundlage dafür ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, das „Data Privacy Framework“, dem sich die Microsoft Corporation unterworfen hat.

7. Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen erfüllen zu können.

8. Ihre Rechte

• Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, zu verlangen.
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu.
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so haben Sie das Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der betroffenen Daten (Art. 17 und Art. 18 DS-GVO).
• Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
• Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.
• Gemäß Art. 77 DS-GVO haben Sie ein Beschwerderecht. Dieses können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde wahrnehmen: ldi.nrw.de
• Bei Aufzeichnungen haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Falls der Moderator aus zwingenden Gründen eine Aufzeichnung vornehmen muss, ist Ihre Teilnahme ohne vorherige Einwilligung nicht möglich. Sie haben die Möglichkeit, laufende Online-Meetings jederzeit zu verlassen.