Datenschutzhinweise – Videokonferenzen via „MS Teams“

Zur Durchführung von Videokonferenzen / „Online-Meetings“ nutzen wir „MS Teams“ der Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, USA.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

GVP Bonn-Rhein-Sieg gGmbH
Pfaffenweg 27
53227 Bonn
Tel.: (0228) 9753-0
E-Mail: info@gvp-bonn.de

Datenschutzbeauftragter:
Riske IT GmbH
Herr Pascal Riske
Keldenicher Straße 23
50389 Wesseling
Tel.: 02236-3310745
E-Mail: datenschutz@riske-it.de

Rufen Sie die Internetseite von „MS Teams“ auf, um sich die Software herunterzuladen oder die Browser-Version zu verwenden, ist Microsoft für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich.

2. Datenverarbeitungszwecke

Zur Bereitstellung des Dienstes und sämtlicher Komfortfunktionen während einer Videokonferenz, zur Gewährung eines angemessenen IT-Sicherheitsniveaus müssen im erforderlichen Umfang personenbezogene bzw. personenbeziehbare Daten verarbeitet werden. So muss der Anbieter des Dienstes automatisch erkennen können, wenn Ihre Internetverbindung abbricht, ein Update der Anwendung durchgeführt werden sollte oder die Anwendung abstürzt, um Fehler in der Software erkennen und zukünftig beheben zu können. Nachfolgend erfahren Sie, welche Daten Gegenstand der Verarbeitungen sind:

Inhalte: Ihre Besprechungen, Chats, Voicemails, freigegebene Dateien, Aufzeichnungen und Transkriptionen.

Profildaten: Daten, die in Ihrem Unternehmen über Sie freigegeben sind. Beispiele hierfür sind Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild und Ihre Telefonnummer.

Anrufverlauf: Ein detaillierter Verlauf der Telefongespräche, die Sie vornehmen, ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Anrufaufzeichnungen zu einem späteren Zeitpunkt zu durchsuchen.

Daten zur Anrufqualität Ihren Systemadministratoren stehen Details zu Besprechungen und Anrufdaten zur Verfügung. Damit können Ihre Administratoren Probleme im Zusammenhang mit schlechter Anrufqualität und der Nutzung des Dienstes diagnostizieren.

Support-/Feedbackdaten Informationen im Zusammenhang mit Problembehandlungstickets oder an Microsoft gesendetem Feedback.

Diagnose- und Dienstdaten Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung. Diese personenbezogenen Daten ermöglichen es Microsoft, den Dienst bereitzustellen (Problembehandlung, Sicherung und Aktualisierung des Produkts sowie Überwachung der Leistung, Betriebssystem, eingesetztes Endgerät) sowie einige interne Geschäftsvorgänge auszuführen, z. B. Ermitteln der Dienstnutzung, Durchführen der Produkt- und Kapazitätsplanung.

3. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Beschäftigtendaten über „MS Teams“ ist § 26 BDSG. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „MS Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „MS Teams“ sein, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ und der Erleichterung der unternehmensinternen/ -weiten Kommunikation durch den Einsatz einer etablierten Anwendung.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Rechtsgrundlage für Aufzeichnungen der „Online-Meetings“ ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Microsoft Corporation erhält Kenntnis von den o. g. Daten. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Wir empfehlen, auf das Veröffentlichen von vertraulichen oder sensiblen Daten während einer Videokonferenz zu verzichten.

5. Datenverarbeitung außerhalb der EU

Microsoft Corporation ist ein international operierender Softwarekonzern mit Hauptsitz in den USA, der seine Server überall auf der Welt verteilt hat und Dienstleistungen global erbringt. Bei der Nutzung von Dienstleistungen von Microsoft ist es im hiesigen Kontext nicht ausgeschlossen, dass personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Grundlage dafür ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union, das „Data Privacy Framework“. Microsoft Corp. ist nach Art. 45 DS-GVO „Data Privacy Framework-zertifiziert“: www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active

6. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen erfüllen zu können.

7. Ihre Rechte

Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, zu verlangen.

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so haben Sie das Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der betroffenen Daten (Art. 17 und Art. 18 DS-GVO).

Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.

Gemäß Art. 77 DS-GVO haben Sie ein Beschwerderecht. Dieses können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde wahrnehmen: www.ldi.nrw.de

Bei Aufzeichnungen haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Soweit eine Aufzeichnung durch den Moderator notwendig ist, können wir Sie ohne Einwilligung nicht teilnehmen lassen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, laufende „Online-Meetings“ zu verlassen.